「役所にイラっとする」担当者への不信感がスッと小さくなるヒント3つ

お子さんのことで相談や書類申請を行う際に
「役所の担当員さんたちがどうも合わない」と
憂鬱になられた経験はありませんか?

 

・年上のおじさん担当員が
「なぜかいつもタメ口で話してくるのがなれなれしく」
聞こえて気持ち悪い

 

・質問をするといつも「それはちょっとわからない」とアピールされる

 

小さなミスが本当に多く、こちらがいつも訂正を出さなければいけない

 

毎日顔合わせる間柄では無いけれど
気になるところがあり

「できれば担当者を変えてもらいたい」けれども
子どものことがあるからおおごとにするのは面倒」だと
あれこれモヤモヤと考えてしまうと
疲れてしまいますよね。

 

公的機関と言えども、同じサービス業なのに
どうしてこんな対応なのかとはがゆくなることもありますが

民間のサービス業と公的機関のお仕事では
目的や存在意義が全く異なるので
こちら側がびっくりしてしまうような対応をされたり
対応する方に出会ったりすることがありますね。

 

わたしも我が子の療育手帳を申請したときに
1ヶ月で取得できる手帳が先方の勘違いで
4ヶ月待ちになりそうになったことがありました。

 

全く利用しないわけにはいかないお役所との関係なので
できればお互いストレスなく手続きを済ませたいものですね。

 

そこで今回は、
合わない役所の担当者とうまくお付き合いをするヒント
具体的に紹介します。

 

 一般のサービス業とは根本的に違うということを知る

お役所で何かを申請したり相談をする場合は、
民間のサービス業でお金を払って
何かサービスを受ける時とは根本的に異なっている
ということを頭においておきましょう。

 

レストランや美容院など、数あるお店の中から、
そのお店を選んでもらい
リピーターを増やしてもらわないと店が潰れてしまうという
危機を抱えながら営業している民間サービス業は
生き残るために、ありとあらゆる工夫をこらしています。

 

さらに 日本のサービス業は本当に高品質でとても完成度が高いものであると
世界でも評価されていますよね。

 

その、高評価なサービスを受けることに
わたしたちはあまりにも慣れすぎているので、
お役所に行くと「あれれ?」と
ギャップに驚くことが多いようです。

 

そういった民間のサービス業と公共機関が
根本的に存在意義が異なるものだということを
改めて知っておくだけでも
こちら側のストレスがかなり減ることになります。

 

お役所側からすると、
わたしたちが何か書類を1つ申請したところで
売り上げが何千円出るとか、
役所に不信感を持った顧客が
他のお役所に流れてしまうということはありえないので
業務の目的や遂行することへの意識も全く別物となります。

 

このことをぜひ覚えておいてくださいね。

 困ったケース別の具体的対応方法!

では具体的に困った人たち別に、
対応方法を紹介します。

困った人たち別対応方法

タメ口で話しかけてくる

教員経験者(元校長先生など)が窓口に従事している場合などに
タメ口をよく使われるケースがあります。
職業柄、年代的な特徴でもあるということを知っておいてください。

また 意識的にタメ口で話をすることで
「相談してくるママたちをリラックスさせ」
相談しやすい雰囲気を作ろうとされているという場合もあります。

業務に詳しくなさ過ぎる

本来の業務担当者の補佐である場合に、
いくつも補佐を抱えている担当員である場合が考えられます。

また、異動してきたばかりの人であれば、
横席の抱えている業務については知らないことも多いです。

相手側が知らないことにモヤモヤするよりも、
確実に業務が遂行されるように
付箋で重要事項を張っておく」ことや
「担当から聞かれる前にこちらから説明をする」などの
ひと手間をこちらが足しましょう。

また その担当者に聞いてもよくわからないようであれば
「別の相談機関に電話で問い合わせる」
又は 「療育関連の指導員に聞いてみる」
「ママ友たちから情報を集める」など
担当者に頼るのは諦めて自分で情報を集めるようにしましょう。

 

簡単なミスが多い

パラパラと小さなミスが多い担当員に
イライラされることもあるかもしれませんね。
これは、「そういう人なのだと割り切って」
重大なミスが侵されないのであれば目をつぶってしまいましょう。
事務に合っていない人が、たまたま配属されてしまっている場合もあります。

こちらのイライラしている様子が都度伝わると
相手は余計に焦ってまた次のミスをしてしまいかねます。

間違いがないかちらちらとチェックしつつ
ゆっくり待ちましょう。

何かこちらができることがあったら
サポートしてあげようという気持ちで接すると
ミスも減ってくれるかもしれません。

異動するのを待つ

合わない担当員さんが異動することをこっそり待ちましょう。

お役所は早ければ2、3年で異動があります。

どうしても我慢ならない場合を除けば
大元に苦情を上げるという労力を節約
何年か待てば変わるから」ということで
時を待ちましょう。

案外、来年には違う人が配属されてくれるかもしれません。

まとめ

さて、いかがでしたか?

お互いストレスなく手続きを済ませられるように
合わない担当者がいるお役所を利用するときは

一般のサービス業とは根本的に違うということを知ること

困ったケース別に具体的な対応策をとること

異動するのを待つこと

の、3点でした。

お子さんが様々な福祉サービスを利用させてもらう時に
ちょっと変わった担当者に遭遇するということは
今後もあり得る可能性が高いです。
ちょっと変わった方々にも
それぞれの事情があり、
いろんな人がいるのかと心から納得することができれば
こちら側のストレスも減り、
いい意味であきらめもつきますよね。

 

ただ度を超えたミス
例えば個人情報が漏れてしまったことや
重要書類を紛失されたのに詫びがないこと、
あまりにも伝達ミスが多すぎるなど
ちょっと常軌を逸脱していると感じられた場合は
母体のセンターに相談するか
担当者を変える提案をしてみるのも1つの方法です。
こういった場合はぜひ検討してみてくださいね。

最後までお読みいただきありがとうございました。

 

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